Lưu trữ hồ sơ

Không chỉ riêng thời điểm hiện tại mà hầu như ở mọi lúc, ở mọi ngành nghề thì việc tự mình lưu hồ sơ hoặc thuê dịch vụ bên ngoài luôn là vấn đề hết sức quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Bởi vì điều này nếu như doanh nghiệp không biết cách sắp xếp thì sẽ dẫn đến những chậm trễ trong quá trình xử lý và vận hành.

Giải pháp tối ưu nhất theo thống kê tổng quan thì hình thức sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ hiện đang ngày càng phổ biến và được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn để đảm bảo được lượng tài liệu cần lưu trữ của mình.

Trong đó, Vinamoves cũng là đơn vị có thể hỗ trợ được cho bạn trong vấn đề này một cách tốt nhất. Vậy thì chúng tôi có những điểm gì nổi bật cần để doanh nghiệp bạn quan tâm và lựa chọn? hãy cùng tham khảo qua một số thông tin được chia sẻ sau đây nhé.

Vì sao nên sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ?

Như đã nhắc đến ở trên thì với thông tin được đề ra từ trước, tất cả các hồ sơ đều có thời hạn tối thiểu là từ 5 - 10 năm và có khi còn hơn thế. Vậy nên việc lưu trữ cũng sẽ trở nên quan trọng và cần thiết phải thực hiện.

Một số các lý do chính mà doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ thay vì tự lưu trữ đó là:

+ Hồ sơ cần lưu trữ nhiều sẽ khiến không gian văn phòng của doanh nghiệp trở nên chật hẹp và khó kiểm soát được nếu không biết cách. Chưa kể thường thì doanh nghiệp chỉ thuê văn phòng ở diện tích nhất định nên nếu muốn lưu trữ nhiều thì cần phải thuê thêm diện tích để làm kho lưu trữ.

+ Để giữ tài liệu được lâu thì cần phải vệ sinh thường xuyên và điều này sẽ khiến doanh nghiệp tốn thời gian và hao tổn nhân lực.

+ Nếu lưu trữ ở những môi trường không đảm bảo thì rất dễ dẫn đến việc tài liệu bị ẩm mốc, phát sinh mối và côn trùng.

Chính vì điều này mà mọi doanh nghiệp đều nên cần sử dụng các dịch vụ lưu trữ để đảm bảo được số lượng tài liệu của mình một cách tốt nhất.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu tại Vinamoves

Để giải quyết được các vấn đề lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp được đảm bảo nhất thì khi sử dụng dịch vụ từ Vinamoves bạn sẽ nhận được những lợi ích thiết thực sau đây. 

1. Kho lưu trữ chất lượng, đảm bảo

Điểm đầu tiên khi nhắc đến chúng tôi đó là sự đảm bảo an toàn tuyệt đối của những kho lưu trữ được hình thành nhằm mục đích hỗ trợ tốt nhất đến người sử dụng. Tất cả kho đều đảm bảo được hệ thống PCCC, thiết kế tủ chắc chắn, độ chịu lực tốt và có phương tiện để đưa hồ sơ lưu trữ được đảm bảo nhanh chóng, an toàn.

Thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ và tài liệu đều được triển khai tốt nhất và toàn bộ việc lưu trữ tiến hành trên hệ thống hiện đại. Mỗi ngày đều có báo cáo đến khách hàng các quá trình xuất nhập và tra cứu ở mọi lúc, mọi nơi.

2. Tiết kiệm được thời gian, chi phí

Tất cả các công đoạn thực hiện quy trình tìm kiếm hồ sơ đều được thực hiện trong thời gian sớm nhất để giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí để doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả nhất.

Nếu trong quá trình doanh nghiệp muốn nhận hồ sơ trực tiếp thì đội ngũ nhân viên sẽ đưa đến tận nơi mà chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách cần nhanh chóng.

Tất cả thông tin được kể trên đều là những phần mà bạn có thể tham khảo qua về lợi ích thiết thực khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tại Vinamoves. Trong quá trình tìm hiểu nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp hoặc muốn nhận bảng báo giá dịch vụ lưu trữ hồ sơ mới nhất thì hãy liên hệ qua hotline 028 6258 9548 nhé.

Biên tập bởi: Le Nam